Personalvermittlung für Unternehmen: Ablauf, Vertrag, Auswahl

Seit dem 27. März 2002 braucht ein Personalvermittler in Deutschland keine Erlaubnis mehr, eine Gewerbeanmeldung genügt. Laut Gesamtverband der Personaldienstleister (GVP) gab es 4.070 Unternehmen mit Schwerpunkt Personalvermittlung und 35.329 Beschäftigte (Stand Dezember 2024).

Personalvermittlung heißt: Ein externer Dienstleister sucht und präsentiert Kandidaten, Sie stellen die passende Person selbst ein. Anders als bei der Zeitarbeit wird der neue Mitarbeiter von Anfang an Ihr Arbeitnehmer. Der Vermittler bekommt dafür ein Honorar, meist nur bei Erfolg. Weil keine Erlaubnis nötig ist, kann jeder in den Markt einsteigen. Umso genauer sollten Sie auswählen.

Wann sich Personalvermittlung lohnt: vier typische Fälle

Sinnvoll ist Vermittlung, wenn Sie eine Stelle dauerhaft besetzen wollen und die eigenen Kanäle nicht reichen. Das betrifft etwa:

• Fach- und Spezialistenrollen, auf die kaum Bewerbungen eingehen
• Stellen, die schnell besetzt werden müssen, während Ihr Recruiting ausgelastet ist
• Regionen oder Berufsgruppen, in denen der Vermittler ein eigenes Netzwerk hat
• Vertrauliche Nachbesetzungen, bei denen Sie nicht öffentlich ausschreiben wollen

Für befristeten Bedarf oder unsichere Auslastung ist Zeitarbeit oft die bessere Wahl. Für Geschäftsführung und obere Führungsebenen ist Executive Search das passendere Format. Die Abgrenzung im Detail zeigt Personalvermittlung oder Zeitarbeit.

Wie ein Vermittlungsauftrag abläuft: sechs Schritte

Je genauer das Briefing am Anfang, desto weniger Schleifen kosten die späteren Schritte.

1. Im Briefing beschreiben Sie Aufgaben, Muss- und Kann-Kriterien, Gehaltsband, Standort, Arbeitszeitmodell, Ihren Auswahlprozess und die Ansprechpartner.
2. Der Vertrag regelt Honorar, Fälligkeit, Garantie und Exklusivität, dazu den Umgang mit Kandidaten, die Sie schon kennen.
3. Dann sucht der Vermittler in seiner Datenbank und seinem Netzwerk, per Active Sourcing und gegebenenfalls über Anzeigen.
4. Er führt erste Interviews und schickt Ihnen Kurzprofile, meist anonymisiert oder mit Einwilligung der Kandidaten.
5. Es folgen Ihre Gespräche, das Angebot und die Vertragsverhandlung. Gehalt und Wechseltermin moderiert oft der Vermittler.
6. Mit Vertragsschluss oder Arbeitsantritt kommt die Rechnung. Scheidet die Person in der Garantiezeit aus, sucht der Vermittler nach.

Vier Vertragsmodelle von Erfolgshonorar bis Retainer

Die meisten Personalvermittler arbeiten erfolgsbasiert. Bei schwierigen Profilen kommen Mischformen vor.

Das Honorar richtet sich fast immer nach dem Bruttojahreszielgehalt der Position. Wie hoch es ausfällt und wovon die Spanne abhängt, steht auf der Seite Personalvermittlung: Kosten und Honorare.

Personalvermittlung, Personalberatung oder Plattform: die Unterschiede

Am Markt gehen die Begriffe durcheinander. Schauen Sie deshalb auf die Arbeitsweise: Wer sucht wie aktiv, mit welcher Exklusivität, und wann wird bezahlt?

Der BDU-Wert stammt aus der Erhebung unter Personalberatungen, die überwiegend exklusiv und auf Retainerbasis arbeiten. Für erfolgsbasierte Personalvermittlung gibt es keine vergleichbare Verbandsstatistik. Die dort genannten Spannen sind Anbieterangaben.

Woran Sie gute Vermittler erkennen: sechs Prüfpunkte

Ohne Erlaubnispflicht prüft vorab niemand die Qualität. Das müssen Sie selbst tun, und dabei helfen sechs Fragen.

1. Kann der Vermittler Besetzungen in Ihrer Berufsgruppe oder Branche nennen, ohne Kundennamen preiszugeben?
2. Wie sucht er, wie prüft er Kandidaten, und arbeitet er mit strukturierten Interviews und Referenzen?
3. Gibt er Profile nur mit Einwilligung weiter? Unaufgefordert zugesandte Lebensläufe sind ein Warnsignal.
4. Enthält der Vertrag eine klare Garantie und eine faire Regel zu bereits bekannten Bewerbern? Für Stellen, die Sie nicht beauftragt haben, sollte kein Honorar anfallen.
5. Wie werden Bewerberdaten gespeichert und gelöscht?
6. Wer betreut den Auftrag, und wie oft sprechen Sie über den Stand?

Ausführlich behandelt das der Ratgeber Personalvermittler beauftragen.

Rechtsregeln für Arbeitgeber: Maklervertrag, Honorar, Gutschein

Der Vermittlungsvertrag ist ein Maklervertrag. Nach § 652 BGB entsteht der Honoraranspruch nur, wenn der Arbeitsvertrag infolge der Vermittlung zustande kommt. Alles Weitere steht in Ihrem Vertrag. Lesen Sie ihn genau.

Fünf häufige Fehler bei Vermittlungsaufträgen

1. Eine vage Stellenbeschreibung. Der Vermittler schickt viele unpassende Profile, und Sie verlieren Wochen.
2. Zu viele Vermittler gleichzeitig. Wenn fünf Anbieter auf Erfolgsbasis dieselben Kandidaten ansprechen, wirkt das am Markt unprofessionell. Danach wird gestritten, wer wen zuerst vorgestellt hat.
3. Keine Garantieklausel. Nach § 652 BGB entsteht der Honoraranspruch mit dem Abschluss des Arbeitsvertrags, egal wie lange er hält. Ohne vertragliche Garantie zahlen Sie auch dann, wenn die Person in der Probezeit geht.
4. Eine unklare Bemessungsgrundlage. Zählen Bonus, Dienstwagen oder Sign-on-Bonus zum Jahresgehalt? Da geht es schnell um mehrere tausend Euro.
5. Lange Feedbackzeiten. Gute Kandidaten haben mehrere Angebote. Wir würden intern eine feste Rückmeldefrist vereinbaren, bevor der erste Lebenslauf kommt, weil Sie Kandidaten sonst an schnellere Arbeitgeber verlieren.

Nächste Schritte

Schreiben Sie ein Briefing mit Gehaltsband und Muss-Kriterien und klären Sie, ob Sie exklusiv mit einem Vermittler arbeiten wollen. Legen Sie vorab fest, wer intern Profile sichtet und innerhalb welcher Frist Sie Rückmeldung geben. Mit einer verbindlichen Feedbackfrist kann der Vermittler Ihren Auftrag besser einplanen und Kandidaten realistische Zeiträume nennen. Kalkulieren Sie das Honorar mit der Seite Kosten der Personalvermittlung und fragen Sie zwei bis drei spezialisierte Vermittler über Anbieter finden an.

Best Practices: Personalvermittlung

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