Executive Search: Ablauf, Kosten und Auswahl einer Personalberatung

Im Schnitt 27,5 Prozent des Zieleinkommens kostete eine Executive-Search-Suche 2024 laut BDU, bei einer Position mit 180.000 Euro also rund 50.000 Euro. Dafür sucht eine Personalberatung für Führungs- und Schlüsselpositionen geeignete Personen heraus und spricht sie direkt an.

Umgangssprachlich heißt das „Headhunter“. Die meisten Kandidaten, um die es geht, suchen gar nicht aktiv. Auf Stellenanzeigen reagieren sie nicht. Für ein gut begründetes Angebot sind sie trotzdem offen.

Groß ist der Markt nicht. Laut dem Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU) setzten Personalberatungen in Deutschland 2025 rund 2,7 Milliarden Euro um, 4,7 Prozent weniger als im Vorjahr. Für 2026 erwartet die Branche 2,77 Milliarden Euro. Am Markt waren 1.975 Beratungen mit rund 14.225 Beschäftigten tätig. 79 Prozent des Umsatzes entfallen auf Executive Search.

Was eine Executive-Search-Beratung macht: sechs Schritte nach GoPB

Die Beratung übernimmt die ganze Suche, von der Klärung des Profils bis zur Vertragsunterschrift. Die Grundsätze des BDU für Personalberatungen (GoPB) beschreiben den Ablauf in sechs Schritten.

1. Zuerst klären Sie gemeinsam Stellenbeschreibung, Anforderungsprofil, Marktlage, Unternehmenskultur und Vergütungsrahmen. Sie benennen auch Unternehmen, in denen nicht angesprochen werden darf.
2. Sie erhalten schriftlich, wie gesucht wird (Direktansprache, Datenbank- und Social-Media-Recherche, Anzeige, digitale Werkzeuge) und wie das Honorar gestaltet ist.
3. Die Beratung recherchiert Zielunternehmen und Personen und spricht sie vertraulich an.
4. Es folgt die Auswahl mit Interviews, bei Bedarf Testverfahren und einer Plausibilitätsprüfung der Unterlagen.
5. Über empfohlene Kandidaten bekommen Sie vertrauliche Berichte mit einer Einschätzung, wie weit sie das Profil erfüllen.
6. Referenzen holt die Beratung nur mit Zustimmung der Kandidaten ein. Sie begleitet dann Verhandlung und Onboarding.

Wie Sie diesen Prozess als Auftraggeber steuern, beschreibt der Ratgeber Executive-Search-Mandat: Briefing, Longlist, Steuerung.

Was Executive Search kostet: Honorar in Prozent vom Zieleinkommen

Das Honorar richtet sich meist nach dem Zieleinkommen der Position. Laut BDU lag es 2024 im Schnitt bei 27,5 Prozent des Zieleinkommens, nach 28 Prozent im Jahr davor. Die Grundsätze des Verbands sehen vor, dass das Honorar nach Leistungs- oder Zeitfortschritt anteilig berechnet wird. Eine erste Rate wird mit der Auftragserteilung fällig. Bei einem Zieleinkommen von 180.000 Euro landen Sie also bei rund 50.000 Euro Honorar, zuzüglich Nebenkosten und Umsatzsteuer.

Alle Honorarmodelle, Pauschalen und eine Beispielrechnung finden Sie auf der Seite Executive Search Kosten. Wann sich ein Retainer gegenüber einem reinen Erfolgshonorar rechnet, vergleicht der Ratgeber Retainer vs. Erfolgshonorar.

Wann sich Executive Search lohnt und wann Personalvermittlung passt

Executive Search lohnt sich, wenn die Position selten, vertraulich oder strategisch bedeutsam ist und der Kandidatenmarkt nicht auf Anzeigen reagiert. Typische Fälle:

• Geschäftsführung, Vorstand, Bereichsleitung, Beirats- oder Aufsichtsratsmandate
• Nachfolge, bei der die amtierende Person noch im Unternehmen ist
• Spezialisten mit kleiner Zielgruppe, etwa in Nischentechnologien
• Neubesetzung nach einer Trennung, die nicht öffentlich werden soll

Der BDU beschreibt den Schwerpunkt der Mandate im Gehaltsband von 100.000 bis 250.000 Euro. Positionen unter 100.000 Euro spielen nur eine geringe Rolle. Wir würden für Fachkräfte und das mittlere Management deshalb zuerst eine Personalvermittlung prüfen, weil dort meist erst bei Erfolg gezahlt wird.

Woran Sie eine seriöse Personalberatung erkennen: sechs Prüfpunkte

Eine seriöse Beratung klärt Profil, Markt und Honorar schriftlich, bevor sie sucht, und sagt Ihnen offen, wenn Anforderungen unrealistisch sind. Die GoPB verpflichten BDU-Mitglieder ausdrücklich dazu, auf unrealistische Anforderungen hinzuweisen und keine Mandate anzunehmen, deren Erfolg unwahrscheinlich ist.

Fragen Sie im Erstgespräch nach diesen sechs Punkten:

1. Welche vergleichbaren Positionen hat die Beratung in den letzten zwei Jahren besetzt? Lassen Sie sich Beispiele ohne Namen nennen.
2. Führt der Partner aus dem Erstgespräch das Mandat selbst, oder geht es an Research-Mitarbeiter?
3. Aus welchen Unternehmen darf die Beratung wegen Klientenschutz für andere Kunden nicht abwerben? Je größer die Beratung, desto länger kann diese Off-limits-Liste sein.
4. Wie entsteht die Longlist, wie oft berichtet die Beratung, und welche Diagnostik setzt sie ein?
5. Was sieht der Vertragsentwurf zu Ratenplan, Nebenkosten, Abbruch, Nachbesetzung und Klientenschutz vor?
6. Welche KI-Werkzeuge nutzt die Beratung, und wer bewertet die Ergebnisse? Die überarbeiteten GoPB von 2025 enthalten dazu Regeln, ebenso zum Datenschutz.

Sechs übliche Vertragspunkte

Die GoPB nennen mehrere Punkte, die Sie im Vertrag wiederfinden sollten.

Wie lange eine Suche dauert: drei bis vier Monate plus Kündigungsfrist

Planen Sie mit drei bis vier Monaten bis zur Vertragsunterschrift. Eine BDU-Studie von 2022 nannte im Schnitt 12,2 Wochen bis zur Besetzung, damals sprachen Beratungen pro Auftrag rund 110 Personen an. Neuere Zahlen zur Suchdauer finden sich in den frei zugänglichen BDU-Veröffentlichungen nicht. Dazu kommt die Kündigungsfrist der neuen Führungskraft. Je nach Vertrag sind das mehrere Monate.

Ist die Position akut verwaist, kann ein Interim Manager die Lücke bis zum Antritt schließen. Mehr dazu im Bereich Interim Management.

Nächste Schritte

• Klären Sie intern Zieleinkommen, Entscheidergremium und Zeitplan, bevor Sie Beratungen ansprechen.
• Führen Sie mit zwei bis drei Beratungen Erstgespräche und vergleichen Sie Methodik, Team und Vertragsentwurf.
• Wenn Sie Unterstützung bei der Vorauswahl möchten: Über Anbieter finden beschreiben Sie Ihren Bedarf, wir nennen Ihnen passende Beratungen.

Best Practices: Executive Search

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