Payroll-Outsourcing: Lohnabrechnung auslagern im Überblick

Steuerberater rechnen die Lohnabrechnung nach § 34 StBVV mit 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Monat ab, spezialisierte Lohnbüros veröffentlichen Festpreise ab 8,50 Euro netto. Für diesen Preis rechnet ein externer Dienstleister Löhne und Gehälter ab, erstellt die Entgeltnachweise, meldet Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge und führt die Lohnkonten.

Ihr Unternehmen liefert die Daten und gibt die Auszahlung frei. Klingt einfach, ist es aber nicht. Deutschland belegt im Global Payroll Complexity Index laut einer Haufe-Marktübersicht Rang zwei von 40 Ländern.

Welche Aufgaben ein Payroll-Dienstleister übernimmt

Beim Payroll-Outsourcing erstellt ein Dritter die laufende Entgeltabrechnung und übermittelt die gesetzlichen Meldungen. Zum üblichen Umfang gehören:

• monatliche Brutto-Netto-Abrechnung und Entgeltnachweise für die Beschäftigten
• Lohnsteuer-Anmeldung beim Betriebsstättenfinanzamt, spätestens am zehnten Tag nach Ablauf des Anmeldungszeitraums (§ 41a EStG)
• Beitragsnachweise an die Krankenkassen; die Beiträge sind am drittletzten Bankarbeitstag des Monats fällig (§ 23 SGB IV)
• Meldungen zur Sozialversicherung bei Eintritt, Austritt und zum Jahresende
• Zahlungsdateien für die Bank und Buchungsdaten für die Finanzbuchhaltung
• Jahresarbeiten wie die elektronische Lohnsteuerbescheinigung

Arbeitsrechtliche Beratung, die Gestaltung von Vergütungsmodellen, Reisekostenabrechnung oder die Begleitung einer Betriebsprüfung sind meist nicht enthalten. Solche Zusatzleistungen werden oft gesondert berechnet.

Welche Verantwortung beim Arbeitgeber bleibt: fünf Vorkehrungen

Die Arbeit können Sie abgeben, die rechtliche Verantwortung bleibt. Der Arbeitgeber haftet nach § 42d EStG für die Lohnsteuer, die er einzubehalten und abzuführen hat. Für Sozialversicherungsbeiträge prüft die Rentenversicherung mindestens alle vier Jahre beim Arbeitgeber (§ 28p SGB IV), nicht beim Dienstleister.

Fünf Vorkehrungen helfen:

1. Benennen Sie intern eine Person, die Daten liefert, Abrechnungen plausibilisiert und Rückfragen beantwortet.
2. Legen Sie schriftlich fest, bis wann welche Daten beim Dienstleister sein müssen.
3. Prüfen Sie stichprobenartig Abrechnungen, besonders nach Gesetzesänderungen zum Jahreswechsel.
4. Klären Sie, wer bei Fehlern des Dienstleisters Säumniszuschläge und Nachzahlungen trägt.
5. Lassen Sie sich die Berufshaftpflicht oder Vermögensschadenhaftpflicht des Anbieters nachweisen.

Vier Anbietertypen: Steuerberater, Lohnbüro, Plattform, Software

Die Anbieter unterscheiden sich in Preislogik, Rechtsstellung und Servicetiefe. Die Haufe-Marktübersicht trennt ähnlich zwischen Softwareanbietern, Outsourcing-Dienstleistern beziehungsweise Lohnbüros und Hybrid-Anbietern, die beides kombinieren.

Lohnbüros dürfen die laufende Lohnabrechnung und die Lohnsteuer-Anmeldung übernehmen, wenn die Verantwortung bei einer Person liegt, die eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen hat und danach mindestens drei Jahre mit mindestens 16 Wochenstunden im Buchhaltungswesen tätig war (§ 6 Abs. 1 Nr. 1 StBerG). Steuerliche Gestaltungsfragen, etwa wie Sie Sachbezüge am besten aufsetzen, beantwortet ein Lohnbüro nicht verbindlich.

Was die ausgelagerte Lohnabrechnung kostet

Die laufenden Kosten liegen je nach Anbieter und Umfang grob zwischen 8,50 und 30 Euro je Mitarbeitenden und Monat. Für Steuerberater setzt § 34 Abs. 2 StBVV einen Rahmen von 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum. Lohnbüros veröffentlichen Festpreise, etwa LOHNunion ab 8,50 Euro und lohn24 ab 13 Euro netto je Mitarbeitenden und Monat (Stand der Preisseiten: Oktober 2026). Dazu kommen Einrichtungsgebühren und Zusatzleistungen. Die vollständige Aufschlüsselung mit Beispielrechnung finden Sie unter Kosten für Payroll-Outsourcing.

Datenschutz: Verantwortlicher oder Auftragsverarbeiter

Lohndaten enthalten Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung und teils Gesundheitsdaten wie Krankheitstage. Wie das rechtlich einzuordnen ist, hängt vom Anbietertyp ab.

Steuerberater verarbeiten die Daten weisungsfrei und sind nach § 11 Abs. 2 StBerG selbst Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag passt hier nicht.

Lohnbüros und Software-Anbieter arbeiten in der Regel als Auftragsverarbeiter. Mit ihnen brauchen Sie einen Vertrag nach Art. 28 Abs. 3 DSGVO, der unter anderem Gegenstand und Dauer der Verarbeitung, technische und organisatorische Maßnahmen, den Einsatz von Unterauftragnehmern und die Rückgabe oder Löschung der Daten nach Vertragsende regelt.

Fragen Sie außerdem, wo die Daten gespeichert werden und welche Subdienstleister beteiligt sind. Rechenzentren und Druckdienstleister sind typische Unterauftragnehmer.

Wann sich Outsourcing lohnt und wann Sie intern abrechnen sollten

Outsourcing passt, wenn Ihre Lohnabrechnung überwiegend aus Standardfällen besteht und intern keine Vertretung für die Lohnbuchhaltung existiert. Hängt das ganze Wissen an einer Person, wird jeder Urlaub zum Risiko. Die Fristen für Lohnsteuer und Beiträge laufen weiter, auch wenn sie krank ist.

Eher intern halten sollten Sie die Abrechnung, wenn Sie sehr viele variable Bestandteile haben, die eng mit der Schichtplanung verzahnt sind, oder wenn Sie bereits eine erfahrene Lohnabteilung mit eingespielter Software betreiben. Ein Mittelweg ist die sogenannte Hybrid-Variante: Sie rechnen selbst ab, lassen aber Jahresarbeiten oder Sonderfälle extern prüfen.

Den Ablauf einer Auslagerung Schritt für Schritt beschreibt der Leitfaden Lohnabrechnung auslagern.

Woran Sie einen passenden Anbieter erkennen: Sonderfälle und Software

Wir würden einen Anbieter vor allem daran messen, ob er Ihre Sonderfälle kennt und das belegen kann, weil die Haftung nach § 42d EStG bei Ihnen bleibt. Fragen Sie konkret nach Erfahrung mit Ihrem Tarifvertrag, mit Sozialkassen wie SOKA-Bau, mit Kurzarbeit, Minijobs, Werkstudierenden oder Beschäftigten im Ausland. Lassen Sie sich die Fristen zeigen, die der Anbieter für die Datenlieferung verlangt, und die Reaktionszeit bei Rückfragen.

Prüfen Sie außerdem die eingesetzte Software. Laut Haufe-Marktübersicht ist die Zahl der Anbieter mit ITSG-Zertifizierung, also der Prüfung der Meldesoftware für die Sozialversicherung, in fünf Jahren von über 100 auf knapp 60 gesunken. Viele Dienstleister arbeiten deshalb mit Programmen großer Hersteller.

Nächste Schritte

• Kosten durchrechnen: Was Payroll-Outsourcing kostet
• Wechsel planen: Checkliste für den Payroll-Anbieterwechsel
• Software statt Service prüfen: HR-Software im Überblick
• Angebote einholen: Anbieter finden

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