HR-Software: Kategorien, Kosten und Pflichten im Überblick

Öffentliche Listenpreise für HR-Software liegen je Modul meist zwischen 4 und 12 Euro pro Nutzer und Monat. Für dieses Geld landet die Verwaltungsarbeit rund um Beschäftigte in einem System: digitale Personalakte, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Zeiterfassung, Bewerbermanagement, Onboarding, Mitarbeitergespräche und Auswertungen.

Papierakten, Tabellen und E-Mail-Schleifen fallen weg. Die Lohnabrechnung selbst übernimmt die Software nur mit einem Abrechnungsmodul oder einer Schnittstelle zu einem Lohnsystem. Ein Ranking finden Sie hier nicht. Welche Software passt, hängt von Ihren Prozessen ab.

Drei Arten von HR-Software: Suite, Spezialtool, Payroll-integriert

Grob lassen sich drei Kategorien unterscheiden. Die Grenzen sind unscharf, weil Anbieter ihre Produkte über Module oder Partner erweitern.

Die genannten Anbieter sind Beispiele für die jeweilige Kategorie, keine Empfehlung. Die Haufe-Marktübersicht Payroll führt unter anderem DATEV, P&I, ADP, Personio und HR-Works als Softwareanbieter mit Bezug zur Lohnabrechnung. DATEV kommt dort auf rund 14 Millionen Lohnabrechnungen pro Monat, P&I auf rund fünf Millionen Entgeltnachweise.

Was HR-Software kostet: Listenpreise pro Nutzer und Monat

Die meisten Anbieter rechnen pro Nutzer oder pro Mitarbeitenden und Monat ab. Öffentliche Listenpreise liegen je Modul meist zwischen 4 und 12 Euro. Einige Beispiele, abgerufen am 2. Oktober 2026: Clockodo nennt für die Zeiterfassung 4 bis 12 Euro pro Nutzer und Monat, Factorial gibt einen Einstieg ab 8 Euro pro Nutzer und Monat an, HRworks veröffentlicht keine Preise und berechnet mindestens 20 Nutzer.

Zu den Lizenzen kommen Einrichtung, Datenübernahme, Schulung und interne Projektzeit. Die vollständige Aufstellung mit Beispielrechnung finden Sie unter Kosten für HR-Software.

Wann der Betriebsrat mitbestimmt und wie weit das BAG das auslegt

Wenn Ihr Betrieb einen Betriebsrat hat, dürfen Sie HR-Software in aller Regel nicht ohne dessen Zustimmung einführen. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt der Betriebsrat mit bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen.

Das Bundesarbeitsgericht legt das weit aus. Es reicht, dass ein System Verhaltens- oder Leistungsdaten erhebt, die einzelnen Beschäftigten zugeordnet werden können. Ob der Arbeitgeber die Daten tatsächlich auswerten will, spielt keine Rolle. Im Beschluss vom 23. Oktober 2018 (1 ABN 36/18) hat das BAG eine Erheblichkeitsschwelle ausdrücklich abgelehnt; schon eine Excel-Tabelle mit Anwesenheitszeiten war mitbestimmungspflichtig.

Kommt keine Einigung zustande, entscheidet die Einigungsstelle (§ 87 Abs. 2 BetrVG). Wie Sie die Einführung mit dem Betriebsrat planen und was in die Betriebsvereinbarung gehört, beschreibt der Ratgeber HR-Software mit Betriebsrat einführen.

Datenschutz: Auftragsverarbeitung und Rechtekonzept

Bei Cloud-Software verarbeitet der Anbieter Ihre Personaldaten in Ihrem Auftrag. Dafür brauchen Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Er muss unter anderem Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Sicherheitsmaßnahmen, den Umgang mit Unterauftragnehmern und die Löschung oder Rückgabe der Daten nach Vertragsende regeln.

Prüfen Sie zusätzlich das Rollen- und Rechtekonzept. Führungskräfte sollen nur die Daten ihres Teams sehen, Gesundheitsdaten wie Krankmeldungen gehören in einen eng begrenzten Bereich.

Aufbewahren und löschen: Fristen je Datenart

Die Software muss Daten aufbewahren und rechtzeitig löschen können. Wie lange, hängt von der Datenart ab.

Für die elektronische Aufbewahrung gelten die GoBD des Bundesfinanzministeriums. Nach deren Randnummer 21 bleibt allein das Unternehmen für die Ordnungsmäßigkeit verantwortlich, auch wenn Aufgaben an Dritte ausgelagert sind. Fragen Sie deshalb, ob die Software Löschfristen je Dokumententyp automatisch steuert.

AI Act: wann KI-Funktionen als Hochrisiko-KI gelten

HR-Systeme bringen zunehmend KI-Funktionen mit, etwa zum Sortieren von Bewerbungen. Die KI-Verordnung der EU stuft in Anhang III Nr. 4 KI-Systeme als hochriskant ein, die zur Einstellung oder Auswahl von Personen verwendet werden, insbesondere zum Analysieren und Filtern von Bewerbungen und zum Bewerten von Bewerbern. Gleiches gilt für Systeme, die Beförderungen, Kündigungen oder Leistungsbewertungen beeinflussen.

Die Pflichten für solche Hochrisiko-Systeme gelten nach dem Digital-Omnibus, der am 27. Juli 2026 in Kraft getreten ist, ab dem 2. Dezember 2027. Fragen Sie Anbieter schon jetzt, welche Funktionen KI nutzen und ob sie unter Anhang III fallen. Details zu Fristen und Betreiberpflichten stehen im Beitrag AI Act im HR.

Arbeitszeiterfassung: was das BAG verlangt

Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit erfassen. Das BAG hat am 13. September 2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber nach dem Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst werden kann. Wie die Erfassung konkret aussehen muss, hat der Gesetzgeber bisher nicht abschließend geregelt. Den aktuellen Stand finden Sie unter Arbeitszeiterfassung: Rechtslage.

Die Auswahl in sechs Schritten

Wir würden mit den eigenen Prozessen anfangen und Demos erst danach vereinbaren, weil sich Anbieter sonst nicht an Ihren Fällen messen lassen. Die Reihenfolge:

1. Prozesse aufnehmen, die heute Zeit kosten oder fehleranfällig sind.
2. Muss-Anforderungen von Wunsch-Anforderungen trennen.
3. Schnittstelle zur Lohnabrechnung klären: eigene Software, Steuerberater oder Lohnbüro.
4. Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten früh einbinden.
5. Zwei bis drei Anbieter mit eigenen Testfällen vorführen lassen.
6. Gesamtkosten über mindestens drei Jahre vergleichen.

Den ausführlichen Ablauf beschreibt der Leitfaden HR-Software auswählen im Mittelstand.

Nächste Schritte

• Kosten kalkulieren: Was HR-Software kostet
• Lohnabrechnung extern vergeben: Payroll-Outsourcing im Überblick

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